Opstarten

Het venijn zit in de start, niet in de staart.

Er ligt een nieuwe klus klaar om opgepakt te worden. Dan is er niets lekkerder dan er meteen in te duiken. Mensen uitnodigen, samen aan tafel en boem, meteen de inhoud in. We vinden elkaar wel op de inhoud.

Een goede projectmanager zal echter eerst zorgen dat de organisatorische zaken zijn geregeld: is de scope helder, zijn de contracten geregeld, hoe ziet de planning eruit, is er voldoende capaciteit om het werk op te pakken, is er een gezamenlijke (digitale) werkomgeving, etc. Dat kost tijd en meestal zit er druk op de planning, omdat er ergens aan de voorkant iets is uitgelopen. Het is dan o zo verleidelijk om dan toch alvast maar te beginnen. Niet doen. Eerst de organisatie neerzetten, dan pas met het team starten.

Wat voor de organisatie geldt, geldt ook voor het samenwerken. Het goed opstarten van een bouwteam of beheerteam is een belangrijke sleutel tot succes. Dat gaat over kennis maken, verwachtingen uitspreken, rollen en taken duidelijk maken, hoe willen we gaan samenwerken, etc. Dit vergt of tijd aan de voorkant, of een langere reparatietijd aan de achterkant.

Waar de organisatie als een huis moet staan bij de start van een project, geldt voor samenwerking een samenspel tussen opstarten en leren door te doen. Zo leerde een technisch manager pas in het werk wat er werkelijk van hem verwacht werd. Terugkijkend op de afspraken van het eerste uur, zag hij dat het inderdaad zo was afgesproken. Pas nadat ervaring had opgedaan, kregen de woorden betekenis.

Vertragen om te versnellen

De opstart van elke samenwerking is anders, omdat de omstandigheden verschillen. Kijk maar eens naar de verschillen in bouwteams:

Er zijn bouwteams waarbij alle partijen vanaf het voorontwerp betrokken zijn, of zelfs nog eerder. En er zijn bouwteams waar een aannemer op een rijdende trein van het definitieve ontwerp moet stappen.
Er zijn projecten die weinig omgevingsinvloeden hebben en projecten waar omgevingssensitiviteit juist van groot belang is.
Er zijn grote en kleine bouwteams.
Er zijn multidisciplinaire bouwteams en monodisciplinaire teams.
Een project kan veel of weinig onzekerheden hebben (en dat is iets anders dan risico’s).
Er zijn teams met veel bouwteamervaring en teams met weinig bouwteamervaring.
Er zit veel senioriteit in een team, of de meeste leden zijn nieuw in het vak.
Het project kan eenmalig zijn, of onderdeel zijn van een programma met meerdere projecten met hetzelfde bouwteam.
De bouwteamorganisatie bevat (deels) gespiegelde rollen of enkelvoudige rollen waarbij het niet uitmaakt welke rol door welke organisatie wordt ingevuld.

Een team bestaat niet, dat moet je maken

CO Buro helpt bij het in kaart brengen van de startsituatie en het maatwerk-opstarten, passend binnen de randvoorwaarden van het contract. Dit krijgt vorm in een Project Start Up – periode (voor het organiseren van het project en de samenwerking) en de Team Start Up waarin het team op startniveau wordt gebracht. Bij beheerteams kan dit de begeleiding zijn van de transitieperiode, waarin de werkzaamheden van de ene aannemer naar de andere aannemer overgaan.